Über die Position
In der Rolle als Executive Assistant arbeitest du zum einen eng mit dem Senior Executive Team zusammen. Zur Erfüllung dieser Funktion wenden wir uns an Personen mit einem hohen Maß an Diskretion, Professionalität und Liebe zum Detail.
Hauptverantwortlichkeiten:
Unterstützung der Geschäftsleitung:
- Als Executive Assistant schaust du dem Executive Team als Koordinationsstelle über die Schulter und bist für administrative Belange verantwortlich
- Du hilfst bei der Entwicklung und Aufbereitung von Themen, behältst jedes Detail im Auge, recherchierst gründlich und präsentierst Ergebnisse wirkungsvoll (in Excel und PowerPoint etc.).
- Du kümmerst dich um das Schnittstellenmanagement: Du bist für die Protokollierung in wichtigen Meetings zuständig und begleitest bei Bedarf internationale Meetings und Workshops.
- Reisekoordination: Du organisierst Reisen und Unterkünfte für Geschäftsreisen und verwaltest alle damit verbundenen Ausgaben.
Kommunikation und Koordinierung:
- Du fungierst als Ansprechpartner:in für interne und externe Interessengruppen.
- Verantwortlich für die Planung und Koordinierung von Veranstaltungen; Townhalls, Off-Sites, Workshops, HR-Gruppensitzungen und die gesamte damit verbundene organisatorische Kommunikation.
- Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie E-Mail-Management, Ablage und Dateneingabe.
- Förderung der Zusammenarbeit und Aufrechterhaltung eines offenen Kommunikationsflusses innerhalb der Organisation.
Qualifikation:
- Nachgewiesene Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d)
- Erfahrungen in der Dienstleistungsbranche, im Hotel- und Gaststättengewerbe sowie in der Konferenz- und Veranstaltungsplanung sind von Vorteil.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Multitasking und Zeitmanagement.
- Außerordentliches Engagement und Motivation.
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
- Fähigkeit zur selbstständigen und kooperativen Arbeit in einem schnelllebigen Umfeld.
- Hohes Maß an Diskretion und Professionalität.
- Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse
Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beträgt brutto € 3.526,23 pro Monat auf Vollzeitbasis (38,5 Stunden). Eine deutliche Überzahlung angepasst an Ihre Qualifikation und Erfahrung ist für uns selbstverständlich.
Vielfalt ist uns wichtig und unser Unternehmen profitiert von den unterschiedlichen Perspektiven und Beiträgen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen, Erfahrungen und Kulturen. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von Alter, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Herkunft.
